18 февраля, вступил в силу Приказ Федерального архивного агентства (Росархив) от 20.12.2019 года №236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».
Документом внесены изменения в сроки хранения ряда документов, связанных с трудовой деятельностью работников.
Так, уменьшился срок хранения для:
-документов о дисциплинарных взысканиях в отношении работников (пп. «д» п. 434 перечня) — 3 года вместо 5 лет;
-заявок о потребности организации в иностранных работниках (п. 377 перечня) — один год вместо 5 лет;
-документов о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда (п. 409 перечня) — 5 лет, а не постоянно;
-книг, журналов регистрации, баз данных несчастных случаев на производстве, учета аварий (п. 424 перечня) — 45 лет, а не постоянно;
-согласие на обработку персональных данных – 3 года вместо 75 лет.
Дольше придется хранить:
-график отпусков (п. 453 перечня) — 3 года, а не один год;
-книги, журналы, карточки учета работников (пп. «ж» п. 463 перечня) — 5 лет вместо 3 лет;
-базы данных отпусков работников — 5 лет вместо 3 лет.
Для некоторых документов установлен специальный срок хранения:
-уведомления, предупреждения работников нужно хранить 3 года (п. 436 перечня);
-заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии по новым правилам хранятся один год (п. 451 перечня);
-журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) должны храниться минимум 45 лет (пп. «а» п. 423 перечня).
Срок хранения трудовых договоров, документов о приеме, переводе, увольнении работников, личных карточек работников теперь зависит от того, когда по этим документам было закончено делопроизводство.
Если до 1 января 2003 года – то документы хранятся 75 лет; если после 1 января 2003 года, то срок хранения – 50 лет.
За нарушение требований, предъявляемых к хранению документации, предусмотрена административная ответственность.
